Université Lyon 1 - Assistant de la Dgs H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Direction Générale des Services

Activités principales :

• Organiser et mettre en oeuvre l'agenda de la DGS, contrôler et suivre les échéances, préparer ses dossiers
• Organiser ses déplacements professionnels, en être la garante
• Planifier les réunions récurrentes avec les différents services centraux
• Secrétariat des Comités de Direction (Codir), ordre du jour, convocation, relevés de conclusions
• Procédure maintien d'activité durant les fermetures : lancer la procédure dans le respect des calendriers et assurer l'articulation avec les services ad'hoc
• Procédure contrôle d'accès au 2ème étage de la MUDD : faire valider les demandes et les mettre en oeuvre
• Procédure évènements festifs sur les campus : traiter les demandes d'autorisation avec les services concernés - initiation de la rédaction de la procédure multi-sites
• Procédure Gestimmo : assurer la saisie d'inventaire pour le compte de la Présidence
• Assurer le soutien technique et logistique des réunions de la DGS (prestations, salles, ordinateur, téléphone portable, visio...)
• Gérer la représentation du DGS (présence, pouvoir, excuses)
• Procédure Temporis : validation des demandes de congés des directions de services sous couvert de la DGS
• Travailler dans le respect strict de la confidentialité des dossiers

Activités polyvalentes - accueil et secrétariat :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du secrétariat général
• Répondre aux demandes d'informations relevant de son périmètre
• Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
• Assurer la bonne circulation des parapheurs remis à la Présidence pour visa ou signature de la DGS
• Connaitre les différentes délégations de signatures et leur périmètre
• Mettre en forme des courriers + enregistrement

Activités transversales :

• Appui administratif de la chargée de mission Grands Projets (SDVE Gillet....)
• Appui administratif des chargés de mission Egalité/diversité, Développement Durable TEE et de la Docteur vétérinaire de l'UCBL (déplacements, prestations lors de manifestions et réunions)
• Organisation des Copil évènementiels

Participer à la cohésion et la continuité du service :

• Courrier, parapheurs, accueil, téléphone, visioconférences, réservation des salles MUDD...
• Commandes de fournitures bureau, alimentaires et petit entretien
• Logistique du service et lors de manifestations
• Participer à la gestion de la logistique autour des réunions des Grands Projets
• Suivi des tickets maintenance
• Maintien du rangement des salles de réunion et de pause

Vous serezamené à assurer ou participer à toute activité quivous serait confiée dans le cadre de votre mission ou dans l'intérêt du service.

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les techniques d'accueil et de communication.
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative et de classement.
• Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini.

Connaissances :

• Bonne connaissance des outils informatiques de l'établissement.
• Bonne connaissance des procédures internes.
• Bonne connaissance de l'organisation de l'établissement.

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation et de l'anticipation.
• Proactivité et implication professionnelle.
• Sens relationnel et esprit collectif.
• Polyvalence.
• Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité.
• Rigueur, fiabilité, autonomie et réactivité.
• Capacité d'adaptation.

• Sens du relationnel
• Autonomie
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation